Con l’esame della richiesta di offerta continua la raffinata disanima dei diversi aspetti del controllo di gestione di progetto. L’Autore è l’esperto Ivano Angelucci di Shape. La richiesta di offerta fornisce tutte le informazioni necessarie per comprendere appieno le esigenze del richiedente e preparare una proposta completa e dettagliata in risposta.
Seconda puntata del Controllo di gestione, garanzia di successo della commessa. Qui la prima parte.
Quando l’azienda ha deciso di procedere alla formulazione dell’offerta per il progetto richiesto, parallelamente alla fase di compilazione vera e propria, ha inizio la fase fondamentale di analisi della documentazione fornita dal cliente relativa all’opera in gara.
L’analisi della documentazione del cliente
La tipologia e il grado di approfondimento della documentazione fornita variano solitamente in maniera significativa a seconda che si tratti di un appalto pubblico o privato. Ciò si verifica perché le gare di appalto pubbliche sono regolate da normative specifiche e da procedure rigorose da adottare. Nel contesto privato, invece, potremmo riscontrare una presenza minore di vincoli normativi e le parti potrebbero godere di una maggiore libertà contrattuale. Tutto ciò, naturalmente, può variare significativamente in relazione alla tipologia del progetto da realizzare, alla sua complessità e al luogo di realizzazione dello stesso.
La gara privata
Nello specifico, desideriamo analizzare il caso della gara privata e di come, anche in questa circostanza, il controllo di gestione di progetto assuma un ruolo determinante sin dalla fase di formulazione dell’offerta. Utilizziamo in questo caso volutamente il termine “progetto” e non “commessa” perché intendiamo riferirci al significato in senso ampio della parola, che può applicarsi sia ad un’offerta sia ad una commessa già acquisita.
La richiesta di offerta
Il documento più importante, ricevuto quale sintesi dell’oggetto della quotazione, è la Richiesta di Offerta, comunemente abbreviata con l’acronimo “RdO” (o anche come “Request for Proposal” – RfP). Si tratta effettivamente di un documento formale che il cliente rilascia quando desidera realizzare un’opera (o acquistare un servizio) e vuole ricevere le quotazioni dai vari realizzatori. Questo documento fornisce dettagli specifici sul prodotto desiderato e richiede informazioni dettagliate ai produttori sulle loro capacità di soddisfare tale richiesta. In sostanza, una RdO fornisce tutte le informazioni necessarie per comprendere appieno le esigenze dell’ente richiedente e preparare una proposta completa e dettagliata in risposta.
I contenuti della richiesta di offerta
Per fornire ulteriori dettagli, potremmo affermare che una RdO “tipica” potrebbe includere le seguenti informazioni, L’elenco è da considerarsi indicativo e non esaustivo, in quanto ogni richiesta può variare notevolmente da caso a caso:
-introduzione;
-dati generali e contatti di riferimento;
-obiettivi specifici dell’oggetto di fornitura o servizio richiesto;
-descrizione dettagliata;
-referenze e/o prerequisiti;
-eventuali specifiche tecniche o normative da rispettare;
-termini e condizioni del contratto (inclusi dettagli su prezzo, tempi di consegna e condizioni di pagamento e garanzie);
-fattori e criteri che il cliente utilizzerà per valutare le offerte ricevute e per prendere una decisione finale;
-procedure e istruzioni su come presentare l’offerta (compresi eventuali termini e possibili estensioni);
-allegati quali documenti di supporto ed eventuale modulistica da compilare.
Nelle prossime puntate
Nelle prossime puntate, affronteremo con maggiore dettaglio alcuni dei punti appena elencati, esaminando come il controllo di gestione possa assistere il dipartimento incaricato delle offerte dell’azienda nell’estrapolare e gestire dati e informazioni utili per una corretta e ponderata conclusione del processo di quotazione del progetto.
(continua)
Ivano Angelucci, Shape
Dizionario:
Request for Proposal: Richiesta di Offerta
