Continua l’esplorazione del tema del budget commerciale di commessa guidati dall’esperto Ivano Angelucci. La terza e ultima parte offre, all’insegna del controllo di gestione, una serie di consigli che mirano a ottimizzare la redazione del budget
Come ottimizzare il budget commerciale di commessa
Concludiamo questa terza parte offrendo una serie di suggerimenti mirati a ottimizzare e rendere più efficace il processo di redazione di un budget.
I criteri di valutazione
I criteri utilizzati nel processo di compilazione di un’offerta svolgono un ruolo cruciale per la successiva stesura del budget commerciale. Essi, infatti, costituiscono le basi per la formulazione delle stime, decisioni e strategie fondamentali su cui si costruisce l’intero processo di “budgeting”. Inoltre, la definizione accurata dei criteri ed il successivo collegamento delle spese ai relativi centri di costo aziendali è vitale per comprendere la logica alla base del calcolo dei costi e per identificare e correggere eventuali errori nelle fasi successive del processo.
Un registro delle valutazioni
Per rendere il concetto più diretto e pragmatico possiamo considerare i criteri di valutazione come il processo di organizzazione di tutte le analisi e le considerazioni effettuate nella stima dei costi in una sezione ad uso interno aziendale. Questi possono derivare sia da preventivi ricevuti da fornitori sia da analisi interne condotte dall’ufficio gare. Tale documentazione, condivisa con le varie figure aziendali coinvolte nel progetto, funge da registro ufficiale delle valutazioni effettuate facilitando la trasparenza e la collaborazione tra i diversi reparti e assicurando che tutte le decisioni relative alla gestione dei costi siano basate su dati accurati e concreti.
Fondo rischi
Un’ulteriore buona regola, soprattutto quando si stima un costo ex-novo ovvero non derivabile da una comparazione con attività simili, è quella di adottare sempre un approccio conservativo. A tal proposito una buona pratica può essere quella di creare un fondo rischi per le voci di costo più rilevanti con un intervallo percentuale che varia tra un valore minimo e uno massimo. Se l’attendibilità della stima è buona questo intervallo può essere contenuto. In caso contrario è opportuno prevedere un “range” più ampio per fungere da riserva di sicurezza a mitigazione di potenziali problemi che potrebbero emergere durante la fase esecutiva del progetto.
Annotare le scontistiche
Parallelamente è buona norma annotare e quantificare concretamente anche tutte le eventuali scontistiche già note e concordate con i nostri fornitori per tutte le voci di spesa siano esse più o meno rilevanti.
Monitorare attentamente i costi
Un’efficace strategia, quindi, che può facilitare il lavoro del preventivista nell’elaborazione delle valutazioni conclusive di un’offerta consiste nel monitorare costantemente i valori di tali categorie di costi. Questo controllo attento non solo consente di avere una visione chiara dell’andamento dell’offerta ma si rivela fondamentale nella fase di definizione del prezzo finale. Infatti, avendo una comprensione precisa dell’entità e della probabilità di occorrenza di determinate condizioni, il preventivista può effettuare valutazioni mirate ottimizzando il prezzo finale. Ciò avviene considerando possibili sconti e valutando la probabilità che determinate condizioni si concretizzino, minimizzando al contempo i rischi ove possibile. Questo approccio aiuta a evitare un’eccessiva prudenza che potrebbe portare a un prezzo eccessivo e potenzialmente non competitivo.
Documentare le scontistiche
Documentare sistematicamente le scontistiche concordate con i fornitori, inoltre, annotando le ragioni e l’entità di tali accordi, può rivelarsi prezioso nei successivi processi di negoziazione che si svolgono durante la gestione della commessa. Questa pratica non solo fornisce un quadro chiaro degli accordi commerciali pregressi ma anche una base solida su cui appoggiarsi per le future trattative. Avere a disposizione un registro dettagliato delle condizioni negoziate aiuta a mantenere la coerenza nelle politiche di acquisto e a rafforzare la posizione negoziale dell’azienda.
Dizionario:
Budgeting = preventivazione
Range = intervallo
Ivano Angelucci, Shape Group
Foto: Complesso “Net Center” Padova – Foto a pellicola realizzata dal Fotografo di architettura Gianpaolo Bertoni
Articoli correlati
Budget commerciale di commessa e controllo di gestione. Parte prima
