Vediamo gli elementi essenziali che contraddistinguono una “Richiesta di Offerta”, RdO, in ambito professionale fino ad arrivare a tracciare un percorso logico per la sua redazione. Quinta puntata del nostro viaggio all’interno delle procedure dell’Ufficio Acquisti accompagnati dall’esperto Rosario Dalessandro
Redigere una richiesta di offerta
Iniziamo col dire che tutti noi quotidianamente facciamo richieste di offerta. Per esempio, lo facciamo quando ci rivolgiamo al personale di un negozio o di uno sportello per chiedere “informazioni su un fabbisogno”.
Generalmente lo facciamo senza utilizzare tecniche specifiche se non quelle indotte dal linguaggio verbale e del corpo quali strumenti comunicativi. Quando ci troviamo fuori dal contesto della consuetudine, invece, siamo costretti a cambiare il modo di comunicare.
Farla in modo professionale
Vediamo, quindi, quali sono gli elementi essenziali che contraddistinguono una “Richiesta di Offerta” in ambito professionale, dove le “informazioni su un fabbisogno”, per essere inequivocabili, devono passare alla forma scritta. Per facilità di lettura denominerò la Richiesta di Offerta con l’acronimo RdO. Più che dare una ricetta sul come fare una RdO, mi limiterò a tracciarne un percorso logico che ognuno potrà seguire declinandolo in base alle proprie necessità.
Le parti della RdO
Una RdO si compone di due parti fondamentali, una di “input” e una di “output”.
L’input
Nella parte di Input dobbiamo assicurarci di aver dato tutti gli elementi utili a identificare le nostre necessità di “Acquirente”:
• Descrizione del materiale/prodotto o anche del risultato finale richiesto;
• Qualità attesa (specifiche tecniche e prestazionali, certificazioni e garanzie);
• Quantità necessarie ed eventuali indicazioni su pezzi di ricambio o sfridi;
• Eventuali specifiche di imballo e modalità di Trasporto, nonché la destinazione finale;
• Tempi di approvvigionamento/produzione/consegna;
• Eventuali Garanzie aggiuntive (p.e. Garanzia Convenzionale di “n” anni) o servizi aggiuntivi di manutenzione;
• Data limite di ricevimento dell’Offerta;
• Contatti ai quali rivolgersi per informazioni tecniche e commerciali, specificando di essere messi sempre nel circuito informativo;
• E-mail o indirizzo al quale inviare l’Offerta;
• Elenco degli allegati alla RdO;
L’Output
Nella parte di Output indicheremo le informazioni che vogliamo ricevere dal “Fornitore”:
• Conferma di poter fornire il materiale/prodotto o anche il risultato finale richiesto, secondo gli “input” richiesti, corroborata da documenti quali schede tecniche, certificazioni, test report, etc;
• Conferma sui tempi di consegna e Lead Time di approvvigionamento;
• Esposizione del Prezzo, secondo i criteri richiesti (p.e. “per unità di misura” , con divisione tra materiale, manodopera e trasporto o “A Corpo”, etc);
• Eventuali esclusioni e criteri di validità del Prezzo;
• Garanzie della Fornitura (p.e. Garanzia Convenzionale richiesta e termini di validità);
• Eventuali note da parte del Fornitore su eventuali discrasie tra la propria fornitura e la nostra RdO, oppure note osservative, proposte e suggerimenti del Fornitore;
Codice identificativo
E’ buona prassi che la RdO sia tracciabile attraverso un proprio codice identificativo parlante in cui sia riconducibile l’eventuale progetto/commessa, anno, numero progressivo e revisione.
Il codice identificativo della RdO sarà sempre riportato nel documento cartaceo, elettronico e nell’oggetto della e-mail di invio.
Utili indicazioni
Per finire due suggerimenti utili:
1. specificare nel documento di RdO che ogni costo o spesa sostenuta dal Fornitore per redigere l’Offerta è da considerarsi interamente a suo carico;
2. specificare che il ricevimento dell’Offerta non rappresenta nessun impegno economico-commerciale da parte del richiedente;
Una Richiesta di Offerta può essere più o meno ricca di informazioni, a seconda della natura della stessa (preventiva o meno), ma non deve mai essere priva degli elementi essenziali: Qualita’, Tempi, Costi e Garanzie che diventano gli elementi essenziali di valutazione, negoziazione e contrattualizzazione finale.
Rosario Dalessandro, Linkedin
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