Qual è il ruolo dell’Ufficio Acquisti? Solo ordinare e ricevere le forniture di beni e servizi? Oppure può essere diverso da come l’abbiamo sempre conosciuto. Ecco un contributo che ci illumina sugli aspetti di un nuovo modello organizzativo che farà riflettere molti.
Continua il nostro viaggio nei modelli organizzativi dell’industria moderna. anche quella dei serramenti e delle facciate, come si è visto con il recente articolo sul Controllo di gestione. Oggi proponiamo un contributo sull’Ufficio Acquisti. Ne è autore Rosario Dalessandro. Geometra di formazione, procurement project manager per molti anni nel settore dello special Curtain Wall & Interiors, Dalessandro ha lavorato per primarie aziende multinazionali. Altresì vanta esperienze nel campo della progettazione edilizia e del design.
Il messaggio che l’Autore vuol fare passare è che il valore aggiunto dell’Ufficio Acquisti non è solo l’ attività di acquisto, ma è il contributo teso ad armonizzare le esigenze tra cliente interno ed esterno. Dove l’attività di ordinare e ricevere la fornitura è solo l’atto conclusivo di un processo più complesso. (EB)
Guidare il processo degli acquisti
Il ruolo dell’Ufficio Acquisti è di guidare il processo di acquisto di beni e servizi necessari all’azienda.
Mediamente in una azienda, il valore degli acquisti oscilla tra il 40% e il 70% del totale fatturato, Ecco perché essere efficienti negli acquisti significa ridurre i costi variabili e spese generali, e di conseguenza aumentare l’utile aziendale a parità di fatturato.
Il compito dell’Ufficio acquisti
E’ compito dell’Ufficio Acquisti “progettare” le modalità di acquisto nei tempi e con le risorse necessari, in concerto con tutte le aree dipartimentali dell’azienda e come tutte le progettazioni esse sono a monte del processo produttivo.
La mera attività routinaria di emissione di ordini, le fugaci negoziazioni telefoniche sullo sconto o consegne, la stesura di un contratto di fornitura spesso precostituito, sono una limitata visione del ruolo dell’Ufficio Acquisti, che non crea valore aggiunto all’azienda. E’ un po’ come vedere un film al cinema dal buco della serratura senza aprire la porta d’ingresso.
Il Procurement
Spesso succede di vedere delegare il compito degli acquisti a figure professionali o dipartimenti che non possono e non devono svolgere l’attività di acquisto, sia per loro natura sia per evidente conflitto di interesse.
Per comprendere meglio la visione più ampia del ruolo dell’Ufficio Acquisti ci viene incontro il termine anglosassone di Procurement. Esso racchiude in sé non solo la mera attività operativa di emissione e gestione ordini, ma intende gli acquisti come una disciplina complessa e altamente qualificata, che si pone nella struttura aziendale come elemento nevralgico.
L’Ufficio Acquisti tesse relazioni
E’ compito dell’Ufficio Acquisti trovare nuovi Fornitori, individuare nuove opportunità da condividere con l’azienda, stimolare il miglioramento dei processi interni, produttivi e non, agevolare la condivisione delle informazioni tra i dipartimenti interni. Altresì, è compito promuovere partnership strategiche, essere aggiornato sugli scenari nazionali ed internazionali, anticipare tendenze di mercato, fare da nodo negoziale tra cliente interno e cliente esterno. Oltre ad acquistare nel modo più vantaggioso nel rispetto del budget, tempo a disposizione e qualità necessaria.
I benefici per l’azienda
Risulta chiaro che un Ufficio Acquisti che fa Procurement non può essere frutto dell’improvvisazione. E’ fatto di persone con forte attitudine alla conoscenza e alle relazioni interpersonali, grande capacità di autocontrollo e robusta ossatura culturale. Le conoscenze specifiche, invece, si costruiscono nel tempo con una mirata ed adeguata formazione nonché con l’esperienza.
I benefici per l’azienda generati da un siffatto Ufficio Acquisti, anche fosse di poche persone, si possono brevemente esporre in:
RIDUZIONE DEI RISCHI , AUMENTO DELLA REDDITIVITA’, MAGGIORE AFFIDABILITA’
Avere consapevolezza delle potenzialità di un Ufficio Acquisti preparato può fornire alla propria azienda, e di riflesso al complesso tessuto economico in cui si opera, nuove opportunità.
In conclusione, l’Ufficio Acquisti deve GENERARE VALORE
Rosario Dalessandro, Linkedin
